Faturadan Stok Takibi: Tedarikçi Faturası Stok Listesine Nasıl İşlenir?
Faturadan stok takibi, tedarikçiden gelen her faturanın kalemlerini stok listene giriş olarak işlemektir: ne geldi, kaç kilo ya da adet, birim fiyatı kaç. Mal teslim alınırken faturayla karşılaştırılır, koli ve kasa mutfağın kullandığı birime çevrilir, KDV'siz birim fiyat kaydedilir. Böylece hem elinde ne kaldığını hem her malzemenin son alış fiyatını bilirsin.
Yayın: 26 Ekim 2026 · Son güncelleme: 26 Ekim 2026
Neden fatura?
Fatura, mutfağa giren malın resmî kaydıdır. Vergi Usul Kanunu'na göre satıcı faturayı malı teslim ettiği günden itibaren en geç yedi gün içinde düzenler (madde 231). Sen de faturayı, ait olduğu yılı izleyen yılın başından itibaren beş yıl saklamak zorundasın (madde 253 ve 254). Yani fatura zaten tutman gereken bir belge; stok listesini ondan beslemek, ayrı bir defter tutmaktan daha sağlam.
Kâğıt fatura da azalıyor. Brüt satış hasılatı 3 milyon lira ve üzerindeki işletmeler e-Fatura'ya geçmek zorunda. e-Arşiv sistemine hiç girmemiş satıcılar da 1 Ocak 2026'dan beri, birkaç istisna dışında, faturayı tutarı ne olursa olsun e-Arşiv faturası olarak kesmek zorunda; basit usulde vergilendirilenler ve işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için bu kural 1 Ocak 2027'de başlıyor (509 ve 589 Sıra No.lu VUK Genel Tebliğleri). Fatura kâğıt da olsa elektronik de olsa iş aynı: kalemleri stoğa doğru işlemek.
Adım adım: faturadan stok listesine
| Adım | Ne yaparsın | Neden |
|---|---|---|
| 1. Teslim al | Malı tart, say, faturayla karşılaştır | Eksik gelen mal sonradan "kayıp" gibi görünür |
| 2. Faturayı kontrol et | Miktar, birim fiyat, iskonto, KDV oranı | Hatalı fiyat bütün tabak maliyetlerine yayılır |
| 3. Birimi çevir | Koli → adet, kasa → kg, teneke → lt | Tarif gram yazar, tedarikçi koli satar |
| 4. Stoğa giriş yaz | Malzeme, miktar, tarih | Elinde ne olduğu bilinsin |
| 5. Birim fiyatı güncelle | KDV'siz son alış fiyatı | Tabak maliyeti bu fiyattan hesaplanır |
| 6. Çıkışları düş | Kullanım, çöpe giden, personel yemeği | Liste gerçeği göstersin |
| 7. Sayımla karşılaştır | Haftada ya da ayda bir | Fark, kayda girmeyen kayıptır |
Örnek: fatura satırı stok listesinde nasıl görünür?
Rakamlar örnektir.
| Faturada yazan | Stok listesine giren | Birim fiyat (KDV'siz) |
|---|---|---|
| Domates 1. sınıf, 2 kasa × 18 kg, kasası 540 TL | Domates +36 kg | 30 TL/kg |
| Ayçiçek yağı, 4 teneke × 5 lt, tenekesi 450 TL | Ayçiçek yağı +20 lt | 90 TL/lt |
| Yumurta, 6 viyol × 30 adet, viyolü 165 TL | Yumurta +180 adet | 5,50 TL/adet |
| Dana kıyma %20 yağlı, 10 kg, kilosu 700 TL | Kıyma +10 kg | 700 TL/kg |
Son satıra dikkat: tedarikçi "Dana kıyma %20 yağlı" yazar, senin tarifinde "kıyma" geçer. İkisini bir kez eşleştirirsin; sonraki faturalarda aynı satır aynı malzemeye gider.
Sık yapılan hatalar
- Birim karmaşası. Kasa fiyatını kilo fiyatı sanmak maliyeti katlar.
- KDV'li ve KDV'siz fiyatı karıştırmak. Aynı faturada farklı KDV oranları olabilir: bakliyat, bulgur, pirinç gibi temel gıdalarda yüzde 1, genel oran yüzde 20 (GİB, Güncel KDV Oranları). Stokta KDV'siz fiyatı tut.
- İskonto ve iadeyi atlamak. İade edilen kasa stoktan, iskonto birim fiyattan düşmeli.
- Faturayı ay sonuna bırakmak. Ay sonunda toplu girilen fatura, ay içindeki kararları eski fiyatla verdirir.
- Aynı malın üç adı. "Kuru soğan", "soğan kuru", "soğan (çuval)" üç ayrı satır olursa stok hiç tutmaz.
Sayım farkı ne söyler?
Örnek: stok listesine göre ay sonunda 14 kg kıyma kalmalı, sayımda 11 kg çıktı. Aradaki 3 kg ya çöpe gitti, ya fazla porsiyon çıktı, ya da kayda girmeden kullanıldı. Kilosu 700 liradan bu 2.100 lira demek. Fark her ay aynı malzemede çıkıyorsa oraya bak.
Gurmion'da
Faturanın fotoğrafını çekersin; kalemler ve fiyatlar okunur, stoğa işlenir. Stok Kiler bölümünde durur; çöpe gideni tek cümleyle düşersin. Aynı fiyatlar Defter'deki tabak maliyetlerini de besler: tabağın maliyeti senin aldığın fiyatla kesinleşir.